E-mail blev ikke sendt!
Prøv venligst igen.
 
Tak for din besked!
Vi svarer hurtigst
muligt tilbage.

Havnegade 90
5000 Odense C
Telefon 66 15 90 43
Fax 66 15 96 49
CVR 29621896
seminarer@seminarer.dk

Indsend
< Artikler fra Seminarer.dk – Kategorioversigt / Ledelse / Få styr på din kommunikationsstrategi

Få styr på din kommunikationsstrategi

Et enkelt værktøj, der kan hjælpe dig med at skabe overblik over, hvem der kommunikerer til hvem med hvilke formål.

Af kommunikationsforsker og konsulent Marianne Wolff Lundholt – www.lundholt.com

Denne artikel er den anden i en serie af i alt 3 artikler, som handler om, hvilke parametre der kan justeres på, for at få større udbytte af arbejdet med ledelseskommunikation i alle typer organisationer.

I artiklen Ledelseskommunikationens værktøjskasse: de 7 elementer introducerede jeg Ledelseskommunikationens værktøjskasse. Du kan downloade værktøjet på Samfundslitteraturs hjemmeside. I denne artikel vil vi bruge det samme værktøj til at udarbejde en kommunikationsstrategi.

Hvad er en kommunikationsstrategi?

En kommunikationsstrategi er et overblik over, hvordan en topleder, mellemleder, projektleder eller en afdeling kommunikerer internt og eksternt i en organisation. De interne interessenter kunne være medarbejdere, andre afdelinger eller topledelsen, hvorimod eksterne interessenter strækker sig fra kunder til leverandører og det omgivende samfund.

Se også relevant kursus: Professionelle samtaler, der fremmer læring, mening og værdi

Hvorfor en kommunikationsstrategi?

Der er mindst tre gode grunde til at have en kommunikationsstrategi:

  • Overblik
  • Transparens
  • Forudsigelighed

Hvis vi tager overblikket først, så giver en kommunikationsstrategi dig et godt overblik over, hvem du kommunikerer med både inden for og uden for organisationen. Hermed bliver du bedre i stand til at holde styr på, om du nu når rundt til alle de interessenter, der har interesse for eller andel i dit arbejde. Samtidig kan du overveje, om der er flere interessenter, der burde tilføjes, eller om nogle burde sløjfes, da de ikke er så relevante at kommunikere med længere.

I forhold til transparens giver kommunikationsstrategien dig mulighed for at diskutere din kommunikation med de forskellige interessenter. Her kunne du eventuelt på næste medarbejdermøde eller projektmøde vise dine medarbejdere/kollegaer din kommunikationsstrategi og bede om deres input til, hvorvidt kommunikationens er tilstrækkelig, eller om der er behov for tilpasninger. Spørgsmål såsom ”Har vi for mange møder?”, ”Skal vi mødes oftere?” eller ”Skal vi mødes fysisk/virtuelt?” kan skabe god dialog.

Med hensyn til forudsigelighed kan det være en stor hjælp for dine interessenter at vide, hvornår og i hvilke anledninger, du kommunikerer. Ved at supplere kommunikationsstrategien med et årshjul, kan din organisation se, at der er en strategi bag din kommunikation. Dermed kan dine medarbejdere eller kollegaer forberede sig på, at modtage budskaber fra dig eksempelvis hvert kvartal eller i forbindelse med resultater fra interne undersøgelser såsom medarbejdertilfredshedsmålinger osv.

Et eksempel på en kommunikationsstrategi

Eksemplet nedenfor er et overblik over strategien for topledelsens in­terne kommunikation i 2015 til omkring 4.000 medarbejdere overalt i verden i forretningsområdet Danfoss Power Electronics:

Tryk for stor version

(Lundholt og Uldall, 2018: 129)

Som oversigten viser har topledelsen forskellige målgrupper, som de kommunikerer med af forskellige formål, via forskellige kanaler og i forskellige intervaller. Lad os gennemgå elementerne én for én.

De 7 elementer

  1. Målgruppe. Først defineres målgrupperne. Det kan være alle medarbejdere, en gruppe medarbejdere, kolleger i lederteamet, topledelsen, andre lederteams eller projektgrupper, for blot at nævne et par eksempler.
  2. Formål. Dernæst skal lederen overveje, hvorfor han vil kommunikere. Formål kunne være at holde engagementet højt blandt medarbejderne, at involvere en gruppe af medarbejdere, andre lederteams eller projektgrupper eller at holde topledelsen informeret om afdelingens resultater. Der kan være mange formål.
  3. Her skal lederen overveje, hvilken type budskab han vil formidle til målgrupperne. For eksempel status på resultater, større projekter eller en uformel snak om mål og opgaver.
  4. Forventede reaktioner. I sagens natur kan lederen ikke i strategien tage højde for forventede reaktioner, da det afhænger af indholdet af de enkelte budskaber. Derfor skal lederen først overveje forventede reaktioner, når han forbereder sig på de enkelte kommunikationsopgaver.
  5. Valg af kommunikationskanal afhænger af formålet med kommunikationen. Når det er information, er e-mails eller et opslag på intranet en effektiv kanal. Når lederen ønsker dialog med målgrupperne eller at involvere dem, så skal lederen anvende andre kanaler, der fremmer dialogen, som for eksempel møder enten ansigt-til-ansigt eller online.
  6. Her planlægger lederen, hvor ofte han vil kommunikere.
  7. Her skal lederen beslutte, hvem der har ansvaret for at kommunikere. Er det udelukkende ham selv eller er det hele hans lederteam?

Når man har udarbejdet sin kommunikationsstrategi kan det være nyttigt at gennemgå den med målgrupperne for at afstemme forventningerne og således sikre, at ledelseskommunikationen er målrettet og relevant for målgrupperne.

Se også relevant kursus: Professionelle samtaler, der fremmer læring, mening og værdi

I næste artikel i serien vil jeg med udgangspunkt i bogen Ledelseskommunikation beskrive hvorledes kommunikationsmiljøet er afgørende for at lykkes med ledelseskommunikation.

Uddrag fra bogens omslag:

”Bogen præsenterer en nuanceret kommunikationsforståelse og en række praktiske værktøjer, som giver at godt fundament for at navigere i kompleksiteten.” – Inger Bøgh, ejer og partner, Human Business

Læs 3. og sidste del af artikel serien “Kommunikationsmiljø – en forudsætning for god ledelseskommunikation” her! 

Gå til top