Af konsulent og forfatter Kirsten Andersen
Vidste du, at du kan frigive helt op til 30 % af din tid bare ved hjælp af små justeringer i din arbejdsdag? At du ved at administrere din tid, på en ny måde og blive mere skarp på om opgaverne egentligt haster eller kan nedprioriteres, kan opnå langt større overskud.
3 skarpe planlægningsråd
Du får her de tre vigtigste planlægningsråd, der kan hjælpe dig med at nå mere, få overblik og god samvittighed.
1. Spis den slimede frø fra morgenstunden
Kender du det? Du skal i gang med en ”lidt træls opgave”. Måske er det et referat, måske er det et oplæg, måske er det en større oprydning. Du ved, at du burde tage dig sammen, men af en eller anden grund udskyder du opgaven. Det bedste råd, jeg kender, hedder: Spis frøen – og spis den fra morgenstunden af.
Det skal forstås sådan, at selv om mailboksen lokker, og der er masser af små opgaver, du lige kunne løse, så tag den slimede frø i form af den ”lidt trælse opgave” først. Tit viser det sig, at det egentlig gik meget godt, og måske fik du ligefrem løst opgaven hurtigere, end du havde regnet med – og så kan skuldrene komme ned, og du kan nyde, at du fik startet dagen rigtig godt.
2.Vær bevidst om, hvornår du har lommer af tid til fordybelse, og brug dem rigtigt
Afbrydelser koster masser af tid. Der går op til 15-20 minutter, før at du er tilbage i en god flowtilstand. Måske kommer afbrydelserne fra kolleger, men det kan også være dig selv, der lige tjekker mail midt i en opgave. Tænk over, hvornår i løbet af ugen der er færrest afbrydelser – og nyd så disse lommer af tid – og brug dem på at få opgaver af vejen, der kræver fordybelse. Det er ærgerligt at have brugt to timer, hvor der var ro og fred, til mindre krævende opgaver, hvis arbejdsro generelt er en mangelvare. Nogle vælger at møde en time før alle andre og oplever at i den time, når de meget mere end hele resten af dagen.
3.Planlæg på ugebasis – dagens plan holder sjældent
Skal du lykkes med din dagsplan, skal du se en uge frem. Mange opgaver skal bare løses i løbet af ugen – ikke nødvendigvis om mandagen eller om onsdagen. I en travl hverdag vil der hele tiden komme nye opgaver til, som skal passes ind i planen.
Hvis du skal kunne prioritere og ikke mindst omprioritere på en hensigtsmæssig måde, er det tvingende nødvendig at have overblik over alle opgaver – store som små – en uge frem. Det er allerbedst at lave oversigten for den kommende uge mandag morgen, og lade oversigten ligge fremme, så du hver gang, du har løst en opgave, lige kan sætte et hak og se, hvilken opgave det herefter giver bedst mening at tage fat i. Eventuelt kan du hver morgen markere de allervigtigste, der SKAL klares i dag.
Har du f.eks. nogenlunde ro de næste par timer, tager du en opgave, der kræver fordybelse, og ved du, at den næste halve time er det som at sidde på Københavns hovedbanegård, så tager du de hurtige lette opgaver. Kommer din chef med en ny opgave, sætter du den ind på oversigten – så oversigten lever altså hele ugen, men forandrer sig løbende.
