Afbrydelser er værre, end du tror
Hvor lang tid tror du, det tager at komme tilbage til en opgave, hvis du bliver afbrudt i den. Tænk på en opgave, der kræver din koncentration, og forestil dig, at der kommer en kollega og beder om din hjælp.
Se også relevant kursus: Stresskonference for ledere
Når du har hjulpet, er du så tilbage i en koncentreret tilstand efter 2 min., 5 min., 10 min. eller 20 min.? Svaret kommer senere i artiklen.
To eksempler og to forskellige løsninger
Specielt i storrumskontorer kan man være hårdt ramt af afbrydelser. Det bedste du og dine kolleger kan gøre er at samle afbrydelserne.
I en teknik- og miljøafdeling i en kommune, hvor der ofte kommer kolleger eller borgere, der lige skal have hjælp, har man valgt at indføre ”en vagtordning”. Man har simpelthen et flag, som markerer, hvem der har vagten.
Den, der har flaget stående på bordet, skal tage sig af dem, der kommer forbi f.eks. de næste 2 timer. Og kun i de tilfælde hvor det kræver særlig ekspertviden bliver en af de andre på kontoret involveret. De øvrige medarbejdere i storrumskontoret kan derved med god samvittighed arbejde videre, når der kommer en gæst ind og beder om hjælp.
I en anden afdeling havde man mange nye medarbejdere. Det var meget komplekse opgaver afdelingen tog sig af. Det betød også, at der godt kunne gå ½ år før en ny medarbejder bare var nogenlunde inde i opgaverne. For at afhjæpe dette fik hver ny medarbejder tilknyttet en mentor.
Se også relevant uddannelse: Kognitivbaseret Mindfulness-uddannelse
Problemet var imidlertid, at de nye medarbejdere for en sikkerheds skyld hele tiden konsulterede deres mentor. Derfor blev det aftalt, at hver mentor skulle aftalte mentortid på bestemte tidspunkter af dagen med den nye medarbejder. Det kunne eksempelvis være fra 9.00 -9.20 og igen fra 11.40-12.00 og fra 14.00 -14.20.
Resultaterne taler for sig selv
Resultatet var langt færre afbrydelser, og det viste sig hurtigt, at når man ikke lige kunne gå til sin mentor, ja så fandt den nye medarbejder i mange tilfælde selv svaret – og derved blev de nye medarbejdere faktisk selvkørende hurtigere end forventet.
– Og så tilbage til det indledende spørgsmål. Det tager 20 minutter, før du er tilbage i flowtilstand igen, dvs. tilbage til følelsen af at være fordybet i opgaven igen.
Så overvej lige en ekstra gang, om du lige nu skal sige til hende eller ham, du deler kontor med: – Du skal lige høre noget interessant.
Måske du skal vente til I alligevel skal have en pause!
Se også relevant kursus: Stresskonference for ledere
