Den ældre herre har ansøgt sin kommune om nogle hjælpemidler, der kan gøre hans hverdag i hjemmet lettere. For at kunne vurdere mandens behov for hjælp vil medarbejderne i den relevante afdeling i kommunen gerne komme på besøg. Det skriver de til ham i et brev, og dagen for besøget oprinder. Da kommunens medarbejdere ringer på døren, sidder manden klar med ikke bare kaffe og småkager, men også et print af grundloven og den europæiske menneskerettighedskonvention.
Han har nemlig oplevet tonen i brevet så truende, at han har følt sig nødsaget til at ruste sig til tænderne til det møde, som han pga. brevets tone har forventet vil blive en magtkamp på ord og paragraffer.
Heldigvis er landets kommuner som hovedregel beriget med sympatiske og dygtige medarbejdere, og det var også tilfældet i denne situation. Så besøget endte med, at medarbejderne fik beroliget manden, kaffen blev drukket og behovet for hjælpemidler vurderet.
Historien hørte jeg fra lederen af Sundhedscenteret i en dansk kommune. Hun brugte den, da hun bød velkommen til en formiddag om at skrive godt, hvor alle medarbejdere var inviteret. I rigtig mange kommuner stiller man i disse år skarpt på kvaliteten af den skriftlige formidling. Det er der gode grunde til.
Tekster fra kommunen tenderer lovtekster og videnskabelige artikler
En af disse grunde er, at teksterne ofte er svære at forstå: Tidligere på året offentliggjorde Rigsrevisionen en undersøgelse, som Dansk Sprognævn har foretaget for dem. En såkaldt lix-beregning – en måling af tekstens sværhedsgrad – viser, at en stor del af teksterne fra kommunen er lige så svære at læse som en videnskabelig artikel eller en lovtekst.
En anden væsentlig grund til at arbejde med teksternes kvalitet er kommunens brand eller omdømme. Viser teksterne, at her er der en moderne og serviceorienteret organisation? Eller viser de snarere et billede af kommunen, der faktisk er forældet i forhold til al den modernisering, borgerorientering og effektivisering, som har fundet sted i rigtig mange kommuner? I rigtig mange tekster, jeg ser i mit arbejde med danske kommuner, støder vi på udtryk, der er fortidslevn fra svundne tider: ”Såfremt affaldet hidrører fra husstanden”, ”I tilfælde af spørgsmål til ovenstående kan der rettes telefonisk henvendelse til undertegnede” og den kryptiske og foruroligende besked fra skoletandlægen: ”Deres barn har fået foretaget sedering via rektal administration.”
Prøv selv at slå ordene op og lad fantasien tage fart i forhold til, hvordan det præcis gik til, da dit barn var til tandlæge med et hul i kindtanden.
Vejen til bedre tekster går gennem egne teknikker og værktøjer
Ingen går på arbejde for at skrive dårlige tekster. I mit arbejde i en lang række kommuner har jeg kun mødt medarbejdere, som har en stor faglig stolthed og et klart ønske om at give borgerne den bedst tænkelige service inden for de givne rammer. Så problemerne med breve til borgerne, blanketter, vejledninger, nyhedstekster osv. handler aldrig om viljen til at kommunikere godt. Det handler om fokus, redskaber og tid.
Fokus, fordi det skal besluttes fra ledelsens side, at nu kigger vi på kvaliteten af vores tekster og ser, om ikke vi kan spare noget tid og forbedre vores image, hvis vi skriver forståeligt og borgervenligt i alle vores tekster. (Og jo, man kan spare tid, fordi de bedre tekster afføder færre henvendelser fra folk, der ikke har forstået teksten, er blevet sur over teksten eller begge dele).
Redskaber, fordi det at skrive godt heldigvis ikke er en mystisk kunstart, som ganske få mestrer, men derimod et håndværk. Der er en række enkle teknikker og værktøjer, som kan forvandle en dårlig tekst til en god – uden at det kræver en revolution af lovgivningen eller giver problemer med ankestyrelsen.
Og tid, fordi der jo unægtelig skal sættes tid af til at opkvalificere medarbejderne til at skrive godt. Men min påstand er, at det er godt givet ud. Kommunikationen af kommunens afgørelser er jo blot en lille del af den samlede arbejdsgang, og hvis teksterne når alt kommer til alt er umulige at forstå eller skader relationen mellem borger og kommune, er det spild at tid ikke at kigge på teksternes kvalitet.
Du kan lære meget mere om gode tekster og kommunikation på skrift på kurset “Fra tanke til tekst” hvor Pernille Steensbech Lémee bl.a. underviser i at gøre din skriveproces mere effektiv, så du undgår spildtid ved tastaturet og hvordan du kan blive endnu bedre til at skrive klart, korrekt og overskueligt.
